Como registrar informações contábeis?

Um dos departamentos centrais de qualquer empresa é o departamento de contabilidade. Sem ele, você não saberá como são administradas suas finanças, para onde foi seu capital, quais são suas despesas atuais e futuras, como estão suas vendas e tudo o que diz respeito ao financiamento do negócio.

Futuras transações financeiras de negócios

As informações contábeis incluem todas as transações financeiras de negócios passadas, atuais e futuras de sua empresa. O registro adequado de todas essas informações é necessário para o sucesso contínuo da sua empresa, para auditorias financeiras e para fins tributários comerciais. Os números contábeis de ativos, passivos, capitalização, débito e crédito, receitas e despesas são todos registrados em grandes livros contábeis. Antes do advento dos computadores e da criação de software de contabilidade empresarial, todos os registros contábeis eram feitos manualmente e as equipes de um departamento de contabilidade mantinham diferentes tipos de livros para esse propósito. Hoje, as informações contábeis podem ser armazenadas e mantidas usando um computador e um programa de contabilidade empresarial que facilita a manutenção de registros. Você deve ser capaz de obter números atualizados de seu livro-razão geral de contabilidade e fazer projeções. O Microsoft Excel é um aplicativo de planilha que pode ser usado para registrar informações contábeis gerais de uma pequena empresa. Dê uma olhada abaixo.

1. Todos os seus contratos, papéis financeiros, documentos de empréstimos, folhas de pagamento, notas de débito e crédito, declarações de receitas e despesas, contas a receber e a pagar, extratos bancários e recibos devem ser mantidos pelo departamento de contabilidade ou pelas pessoas responsáveis pelas tarefas contábeis de seu negócio. Devem ser separados por ano.
2. Se você estiver usando o MS Excel, abra uma nova planilha e copie os cabeçalhos de seu livro-razão e use-os como cabeçalho de cada coluna. Os livros contábeis têm colunas de débito e crédito. Haverá subcolunas em débito e também em crédito, uma vez que despesas e receitas / capital vêm de fontes diferentes.
3. Comece inserindo os dados do razão manual, em ordem cronológica, começando no início do ano fiscal ou calendário, dependendo do sistema que sua empresa tenha adotado.
4. Verifique todos os recebimentos e registros de despesas nas colunas apropriadas. As datas também são muito importantes ao registrar as informações contábeis. Você pode incluir uma breve descrição ao lado de cada entrada.
5. Some o valor que você inseriu em cada coluna. Certifique-se de ter registrado todos os valores de todos os documentos que você tem com você. Verifique cada entrada em relação aos registros em papel. O MS Excel pode fornecer automaticamente a soma certa, mesmo quando você faz correções em algumas de suas entradas. Certifique-se de salvar sua planilha quando terminar de inserir os dados e dê a ela um nome próprio que seja facilmente identificável. Imprima uma cópia da sua planilha. Isso deve ser arquivado junto com os recibos e outros documentos por mês.
6. Abra o software de contabilidade comercial que sua empresa possui. Existem vários tipos de software de contabilidade autônomo, como Peachtree, Quickbook e Red Wing Software. Cada um tem seus próprios recursos exclusivos. Carregue ou insira os números que você tem de sua planilha geral. Verifique se você está inserindo os valores no mês correto. Será trabalhoso se você cometer um erro e terminar de inserir todos os dados.

O seu trabalho ficará mais fácil se você atualizar as informações contábeis assim que receber a documentação. Isso minimizará os erros e você pode ter certeza de que seus registros estão atualizados e podem ser recuperados facilmente quando necessário. Os funcionários da empresa sempre desejam ver a situação financeira mais recente da empresa ou do negócio.