Tenha outro programa como backup para servir de verificação e saldo para o software de razão principal que você planeja escolher.
As transações financeiras exigem responsabilidade e transparência. Você precisará ser capaz de controlar quanto está gastando e quanto está ganhando. Sem esse razão geral, você não pode determinar se está ou não tendo lucro. Isso servirá de base para a situação financeira da sua empresa. Ele rastreará seus lucros, perdas, ativos, passivos e todas as outras transações financeiras realizadas por sua empresa. Embora isso possa ser feito com qualquer programa de planilha simples como o MS Excel, há muitos programas, que podem ser baixados ou comprados, que foram criados especificamente para a construção de um livro-razão geral.
Você precisará colocar os dados da sua empresa no software. Isso garantirá que sua empresa seja a única com acesso a esse software específico e que todos os dados nele sejam atribuídos apenas a sua empresa. Isso será particularmente importante ao lidar com bancos ou outras empresas.
Depois de fazer isso, você terá que criar um gráfico destacando as diferentes contas da sua empresa. Nesta etapa, certifique-se de categorizar tudo de forma adequada. Você terá que determinar quais são os ativos e passivos de sua empresa, diferenciar suas fontes de receita de suas despesas e definir os ganhos e perdas de sua empresa. Embora possa parecer uma tarefa inicialmente assustadora, a maioria dos softwares vem com dados de amostra que você pode usar para entender melhor o software.
Se você deseja ter registros mais detalhados e precisos, geralmente pode adicionar subcontas ao software do razão geral. Isso permitirá que você determine quais coisas você pode melhorar ainda mais. Por exemplo, em vez de ter apenas um item de linha para "manutenção do veículo", você pode dividi-lo em componentes individuais, como "combustível", "subsídio para tripulação", "tarifas de pedágio" etc. Isso o ajudará no planejamento financeiro e reuniões de orçamento mais tarde.
Você precisará ser capaz de controlar quanto está gastando e quanto está ganhando.
Mantenha sua informação segura pela adição de códigos de conta. Sua empresa poderá rastrear as transações acessando esses códigos de conta. Exclua todos os códigos de conta predefinidos do software pré-instalado: você deseja que tudo esteja o mais seguro possível ao fazer isso.
Comece inserindo o saldo inicial do ano fiscal. Esta é uma etapa fundamental que não pode ser esquecida. Você precisará de seu saldo inicial como âncora para determinar se sua empresa está ou não registrando um lucro significativo, perdendo dinheiro ou apenas empatando. A precisão das previsões financeiras sobre sua empresa dependerá de seu saldo inicial.
Tenha outro programa como backup para servir de verificação e saldo para o software de razão principal que você planeja escolher. É melhor seguir um método manual primeiro (se possível) enquanto verifica o software. Depois de verificar sua precisão e confiabilidade, e depois de dar aos funcionários tempo suficiente para se acostumarem com o novo software, você desejará implementá-lo o mais cedo possível.
Embora manter o controle dos livros e das contas possa parecer um trabalho muito enfadonho, você terá que segui-lo. Sem isso, não há como controlar as margens de lucro de sua empresa, nem fazer análises financeiras precisas ou previsões sobre o estado de sua empresa.
