Determine quais outros detalhes você deseja incluir em seu fluxo de caixa, além das partes fundamentais, como a coluna de data, coluna de descrição, colunas de movimento de caixa e uma coluna para seu saldo em execução.
Saber como usar um livro-razão é muito importante, especialmente se você estiver planejando iniciar seu próprio negócio. Veja como você pode usá-lo para ajudá-lo a gerenciar seu fluxo de caixa.
Escolha um nível de detalhe que será usado no registro de seus dados de fluxo de caixa. Determine quais outros detalhes você deseja incluir em seu fluxo de caixa, além das partes fundamentais, como a coluna de data, coluna de descrição, colunas de movimento de caixa e uma coluna para seu saldo em execução. Quanto mais detalhes você deseja incluir, mais colunas você precisará no seu razão. Um livro razão mais detalhado é necessário se você deseja ter um registro mais preciso de seu fluxo de caixa em determinados períodos de tempo.
Configure duas colunas de caixa para dinheiro recebido e a outra para despesas. A coluna para dinheiro recebido pode ser dividida posteriormente para indicar as diferentes fontes de sua receita, seja de vendas ou receita obtida, depósitos em dinheiro de empréstimos, poupança ou outras fontes diversas. A mesma coisa pode ser feita para a coluna de despesas, que pode incluir suas despesas com suprimentos, serviços públicos, seguros ou outras saídas diversas.
Configure a coluna de equilíbrio. Geralmente, está localizado na parte mais à direita do livro-razão. Isso é muito importante, pois indica o dinheiro em mãos após cada transação.
Escreva suas transações. Depois de configurar seu livro de contabilidade, você pode começar a postar suas transações. Antes de escrever sua primeira entrada, certifique-se de primeiro indicar seu dinheiro em caixa na coluna de saldo corrente. Depois disso, você pode preencher a coluna de data, seguida pela coluna de descrição, onde você pode anotar detalhes como o nome do beneficiário ou do banco que lhe concedeu o empréstimo e, finalmente, as colunas de caixa. Não se esqueça de incluir sinais para indicar se um determinado número é uma receita ou uma despesa. Para despesas, um sinal negativo pode ser colocado antes do número, ou o próprio número pode ser escrito entre parênteses.
Calcule o saldo em execução após cada transação. O saldo em execução indica o dinheiro em mãos, por isso deve ser calculado depois de postar uma transação. Some sua receita ao saldo anterior e subtraia as despesas. Os saldos correntes também devem ser calculados após determinados intervalos de tempo, por exemplo, após cada semana. Totalize todas as suas colunas - some seu saldo inicial e sua receita total menos suas despesas totais - e isso deve ser igual ao seu saldo atual em execução, daí o termo 'saldo'. Isso lhe dá uma ideia se você está realmente lucrando com seu negócio.
Livro razão preciso
Antes de escrever sua primeira entrada, certifique-se de primeiro indicar seu dinheiro em caixa na coluna de saldo corrente.
Lembre-se de guardar todas as suas faturas e recibos para poder manter um livro-razão preciso. Se alguma vez você cometer um erro com a caneta, não tente apagar a linha inteira com a cor branca e escrever sobre ela. Isso pode tornar sua letra ou até mesmo as outras linhas do livro-razão ilegíveis. Em vez disso, você pode riscar o erro e começar na próxima linha vazia.
A contabilidade também pode ser mantida por meio de seu computador com o uso de vários programas de planilha. No entanto, você deve primeiro configurar as colunas em ordem padrão semelhante às colunas encontradas nos livros contábeis usuais. Isso pode ser mais conveniente, pois você pode fazer com que o computador faça os cálculos para você se digitar as funções de adição e subtração necessárias. Os livros contábeis manuais não são recomendados para empresas em crescimento e grandes, pois levariam muito tempo para serem concluídos.
