Como escrever uma descrição de trabalho?

Escrever uma boa descrição de cargo não é um grande desafio - mas é importante, e é uma boa ideia atualizar as descrições de cargo conforme elas mudam com a natureza mutante de seu negócio.

É útil ter em mãos descrições de cargos durante as entrevistas e devem sempre ser anexadas aos manuais dos funcionários, para que os funcionários tenham uma ideia clara sobre o que se espera deles. Você também pode achar as descrições de cargos úteis durante as revisões periódicas, pois podem ser usadas para estabelecer uma referência para comparação e um trampolim para discussão.

Para escrever uma descrição de trabalho forte:

Passo 1

Fale com a pessoa que está fazendo o trabalho. Se possível, converse com a pessoa que já está fazendo o trabalho. Peça-lhe para fazer uma lista de tarefas desempenhadas regularmente como parte do trabalho. Você também pode consultar o supervisor do funcionário, se aplicável, e perguntar sobre o que não faz parte do trabalho na visão do funcionário.

Você pode achar útil simplesmente pedir ao funcionário para escrever uma breve descrição do cargo; você pode usar isso como um ponto de partida para sua própria descrição formal de trabalho.

Passo 2

Pense no que você espera de uma pessoa que está servindo na posição que você está tentando descrever. Mesmo depois de conseguir que alguém fale sobre o que ela ou ele faz no trabalho, você provavelmente tem algumas ideias próprias. Faça uma lista das coisas que você associa ao cargo e, se recebeu uma descrição do cargo do funcionário que está ocupando o cargo, compare as ideias dele sobre o que o cargo implica com as suas.

Ao fazer uma lista de tarefas, pense em tudo e qualquer coisa que alguém nessa posição possa ser solicitado a fazer. Você também pode fazer uma lista de coisas que estão fora do escopo dessa posição na empresa.

Etapa 3

Organize suas idéias por importância. Obviamente, nem todas as tarefas são de igual importância. Você deve ser capaz de chegar a três a seis coisas que são cruciais; se estiver escrevendo uma descrição de trabalho para uma secretária, por exemplo, você pode incluir atender telefones, preparar correspondência comercial, fazer cópias e ajudar os visitantes de sua empresa em uma lista de tarefas cruciais relacionadas ao trabalho.

Divida sua lista em tarefas que são integrais, tarefas que são comumente executadas e tarefas incidentais. Se o funcionário que já está no cargo escreveu uma descrição de cargo ou lista de funções, você pode pedir a ele que anote quais tarefas são mais importantes ou executadas com mais frequência.

Passo 4

Escreva a descrição real do trabalho. Com suas listas organizadas, isso deve ser um estalo. Você deseja manter a descrição do trabalho breve, para não ser excessiva, mas também precisa. Alguns trabalhos exigem descrições mais detalhadas do que outros, mas uma descrição de trabalho idealmente nunca deve exceder uma página. Algumas posições podem exigir apenas uma breve explicação; um balconista de uma sorveteria, por exemplo, tem um trabalho muito menos complexo do que o chefe de recursos humanos.

Se houver questões legais específicas associadas ao trabalho, certifique-se de soletrá-las em uma descrição de trabalho, com uma observação de que uma discussão completa sobre os direitos e responsabilidades legais do funcionário pode ser encontrada no manual do funcionário.

Etapa 5

Mantenha suas descrições de trabalho atualizadas. Mantenha todos os cargos da sua empresa em um único local, tornando mais fácil atualizá-los rapidamente. Quando um funcionário sair da empresa, peça-lhe que reveja a versão mais recente da descrição de seu cargo como parte da entrevista de saída, para ver se há alguma mudança que deve ser feita. Durante a entrevista de saída, também certifique-se de perguntar se havia algo sobre o cargo que o funcionário desejava ter ficado claro quando ele começou.

Uma boa descrição de cargo faz com que os funcionários se sintam mais confiantes e seguros e também pode esclarecer a função de alguém no escritório. Certifique-se de que todos os funcionários tenham descrições de cargos atuais e que os supervisores tenham cópias das descrições de cargos das pessoas que supervisionam, para que eles entendam o que você espera de todos os seus funcionários. Você pode obter dicas sobre como escrever e implementar planos de negócios com um bom curso de gestão de negócios online.