Praticando a etiqueta e os modos ao telefone: etiqueta ao telefone celular

Em hoje é mundo empresarial acelerado, comunicação por telefone é mais importante do que nunca. Com a proliferação dos telefones celulares, negócios são conduzidos 20,57 e o telefone se tornou nossa tábua de salvação. É mais importante do que nunca estar ciente das boas maneiras e da etiqueta do telefone celular. Quando você aprender a se comunicar por telefone, tanto na sua vida pessoal e nos negócios, você vai encontrar que as pessoas tratá-lo com mais respeito.

Dicas de etiqueta ao telefone:

1. Planeje a ligação. Sempre anote os objetivos principais antes de fazer uma chamada. O que você está tentando realizar? Que resultado você está esperando? Como você lidará com objeções? Ao definir uma agenda, você mostra respeito pela pessoa para quem está ligando e reconhece sua agenda lotada.
2. Saiba para quem você está ligando. Quando você está fazendo uma chamada, é fundamental acertar o nome da outra pessoa. Entenda a posição dessa pessoa na organização e reconheça isso em sua saudação.
3. Seja educado. Isso deveria ser óbvio, mas ser educado não significa apenas tratar a pessoa para quem você está ligando com respeito. Isso deve se estender à pessoa que atenderá o telefone ou à mensagem que você deixar no correio de voz. Muitos empresários confiam no correio de voz para filtrar as chamadas, e sua abordagem pode fazer a diferença quanto ao retorno ou não da sua chamada. Tenha o cuidado de manter seu tom de voz modulado e nunca indique impaciência por ter que deixar uma mensagem. Se a tecnologia permitir, revise sua mensagem antes de clicar em "enviar". Muitos sistemas permitem apagar e regravar sua mensagem. Se for esse o caso, faça!
4. Apresente-se. Certifique-se de que o seu interlocutor sabe quem você é, a empresa que representa e a natureza da sua chamada. Isso se aplica se você acessa o correio de voz da pessoa ou se conecta pessoalmente. Fale com clareza e devagar.

   

5. Vá direto ao ponto. Assim que você conseguir alcançar seu grupo e se apresentar, vá direto ao ponto. Uma das principais dicas de etiqueta ao telefone é não perder o tempo dos outros. O bate-papo ocioso apenas indicará que você não respeita o tempo da sua festa. Deixe a pessoa saber por que você está ligando e use suas anotações para manter sua agenda clara.
6. Ouço. Permita que a pessoa para quem você está ligando faça perguntas e transmita seu ponto de vista. Não interrompa e responda às perguntas de forma honesta e direta. Mesmo que você encontre objeções, permita que o indivíduo termine antes de avançar com sua defesa. Seja cortês e verifique sua atitude com frequência. Indique que você está ouvindo, dizendo "Entendo", "Entendo" ou simplesmente "Sim", mas evite qualquer outro comentário até que a pessoa termine.
7. Faça perguntas abertas. Incentive um fluxo livre de diálogo, fazendo perguntas que exijam que a pessoa responda plenamente. Você pode aprender muito com esse tipo de intercâmbio e isso geralmente leva a uma discussão mais aprofundada.
8. Seja paciente. Qualquer guia de etiqueta sempre lhe dirá para nunca tentar apressar uma ligação e permitir que o indivíduo expresse plenamente suas opiniões, reações, etc.
9. Saiba quando terminar a chamada. Geralmente, há um ponto em que fica claro que a chamada deve ser concluída, e tentar estender a chamada para alcançar objetivos adicionais pode ser contraproducente. Às vezes, a pessoa para quem você ligou pode parecer querer estender a conversa e você precisará encerrar a conversa educadamente, sem ofender a pessoa. Use afirmações positivas como "Sei que você está ocupado e quero agradecer por seu tempo" para sinalizar educadamente o fim da conversa.

Lembre-se de sempre tratar as pessoas da maneira como você gostaria de ser tratado, e você não pode errar!