Uma agenda de reunião eficaz pode determinar todas as questões a serem discutidas, bem como o pessoal-chave envolvido, levando a uma reunião concisa, porém completa.
As reuniões são importantes para divulgar informações e tomar decisões, mas podem desperdiçar muito tempo que, de outra forma, poderia ser dedicado à produtividade. Como responsável pela organização das reuniões, você pode pensar que redigir a pauta é tão demorado quanto a própria reunião, mas está enganado. Uma agenda de reunião eficaz pode determinar todas as questões a serem discutidas, bem como o pessoal-chave envolvido, levando a uma reunião concisa, porém completa. Uma agenda bem pensada resultará, portanto, em uma reunião sem atrasos e distrações desnecessárias, economizando o tempo de todos.
Uma agenda bem escrita pode melhorar o fluxo da reunião, permitindo que os participantes se preparem com antecedência.
Aqui estão várias dicas para escrever uma agenda de reunião.
Prepare a agenda com pelo menos uma semana de antecedência. Dê tempo aos membros da equipe para se prepararem para a reunião ou revisar suas programações para acomodá-la. Uma boa maneira de melhorar a produtividade do escritório é definir uma data para as reuniões regulares e, em seguida, definir as datas regulares em que se espera que você escreva a agenda para elas.
Determine os problemas na reunião. Ao definir os problemas, a duração da reunião pode ser gerenciada e os participantes podem se preparar com antecedência. Use marcadores para reforçar a ideia de uma breve reunião. Declare se a reunião será realizada em uma hora, algumas horas, o dia inteiro ou em alguns dias. Uma dica para criar uma reunião breve é fazer com que todos os problemas caibam em uma página. Adie os tópicos em excesso para uma data posterior.
Estabeleça o local, horário e pessoas-chave envolvidas em cada reunião. Essa informação essencial evitará a maioria dos esclarecimentos que, de outra forma, resultariam quando uma agenda vaga fosse emitida. Isso também manterá as pessoas informadas sobre o horário e reduzirá discussões desnecessárias na reunião. Marque a reunião em um horário em que a maior parte da equipe esteja disponível. Um horário determinado também permitirá que os participantes reprogramarem seus outros planos para aquele dia. Por fim, adicione lembretes essenciais, como desligar o celular, prazos para sugestões de modificações e um endereço de e-mail para o pessoal que deve enviar uma carta dizendo que não pode comparecer à reunião.
Use OARR como um guia para uma reunião eficaz. OARR significa "Objetivos, Agenda, Funções e Responsabilidades". Este guia determinará o objetivo de cada reunião em particular, os assuntos a serem discutidos e as expectativas dos participantes.
Elimine questões que podem ser discutidas em outros canais. As reuniões são muito eficazes na tomada de decisões em grupo, pois permitem transações cara a cara e discussões simultâneas. No entanto, pode ser demorado e reduzir a produtividade e pode até diminuir o moral do escritório ao reforçar a sensação de inatividade. Limite as questões àquelas importantes e urgentes o suficiente para merecer discussão em reuniões e, em seguida, encontre outras maneiras de disseminar e discutir os tópicos restantes usando meios eletrônicos, como e-mail do escritório e mensagens instantâneas, ou interação individual.
Peça a um colega de confiança que analise a agenda. As informações devem ser claras e simples, sem erros gramaticais.
Tenha a agenda impressa. Afixe a agenda no quadro de avisos do escritório para que todos possam ver. Você também pode reforçar essa ação enviando por e-mail a mesma pauta aos participantes.
Uma agenda bem escrita pode melhorar o fluxo da reunião, permitindo que os participantes se preparem com antecedência. Se o escritório tiver seu próprio formato de reunião estabelecido, aplique esta fórmula para que todos os participantes já estejam familiarizados com o andamento da discussão.
