Como detectar erros de contabilidade e escrituração?

Todo mundo comete erros. Infelizmente, mesmo os contadores e guarda-livros às vezes cometem omissões, erros de cálculo ou mesmo simplesmente erros tipográficos. Trabalhar com muitos números pode tornar tudo confuso. E quando de repente você descobrir que seus balanços não estão equilibrados, você vai querer descobrir a origem exata do seu erro.

Procurar erros pode ser uma tarefa tediosa se você não souber onde procurar. No entanto, você pode usar algumas pistas para identificar facilmente onde estão os erros em potencial.

Erro de escrituração

O que é importante quando você está procurando erros de contabilidade e escrituração é manter o foco. Entre no clima de caça aos erros e mantenha um ambiente limpo e organizado para que você possa permanecer focado. Isso pode levar algum tempo, então prepare-se para longos períodos de caça e recomputação.

Quantidades erradas. Um erro comum de contabilidade e escrituração é a entrada de valor incorreto. Uma vez que você tenha um valor errado, é provável que seus resultados finais também estejam errados. Às vezes, isso pode ser o resultado de digitar a chave errada. Isso pode ser devido ao seguinte:

• Você pulou uma linha dos dados que está inserindo.
• Você pode misturar dados de uma linha com outra.

Você também pode inserir valores errados devido a erros simples.

• Você pode ter perdido uma vírgula decimal. Por exemplo, 15,96 pode se tornar 159,6 ou 1596 pares. Isso pode ser um grande erro, mas parecerá óbvio se os outros números estiverem dentro do nível das dezenas.

Uma boa maneira de resolver esse problema é desacelerar. Você já deve estar cansado de ler muitos números. Faça uma pausa e verifique novamente o seu trabalho.

Erro de contabilidade envolve troca de números

Números trocados. Outro erro comum de contabilidade e escrituração envolve a troca de números. Isso pode ser comum ao lidar com números semelhantes, como 2 e 5.

• Por exemplo, 15225,52 pode ser escrito como 15255,52, o que está errado em 30.
• Em alguns casos, você pode ter os dígitos trocados. 15225,52 pode se tornar 15252,52, que está fora por 27.

Uma solução possível aqui é, novamente, desacelerar. Você também pode imprimir figuras para que possa lê-las melhor à medida que codifica os dados. Você também pode aumentar o zoom usando a função de zoom do software de planilha. Isso permite que você leia esses dígitos com mais facilidade.

Posicionamento decimal incorreto. Isso pode resultar na entrada de software quando você configurar sua planilha para inserir pontos decimais automaticamente, como em uma caixa registradora ou caixa eletrônico.

• Por exemplo, se você digitar 1520, o sistema irá automaticamente transpor para 15,20.
• No entanto, se você digitar acidentalmente “1520”. (com o ponto), então o sistema irá reconhecê-lo como 1520,00, o que é uma grande diferença.

Conta errada. Outro erro de contabilidade potencial é quando você coloca uma transação na conta errada. Por exemplo, se um item de custo for retirado de uma conta bancária em vez de outra, você pode ter totais conflitantes posteriormente.

Coluna errada

Uma dica para resolver isso é verificar duas vezes seus números - de onde eles vêm e para onde devem ir.

Coluna ou lado errado. Na contabilidade, o débito e o crédito às vezes podem ser confundidos, especialmente quando você está trabalhando com várias contas. O valor que você credita de uma conta geralmente será debitado de outra (como ao transferir fundos de dinheiro para uma conta). Se você cometer um erro ao listar a transação, isso resultará em números incompatíveis.

Não há substituto em saber exatamente os princípios contábeis corretos aqui, para que você saiba se deve debitar ou creditar um item. Como regra, insira os débitos antes de inserir os créditos.

Verifique tudo. Mesmo que suas somas se equilibrem, você ainda poderá detectar problemas contábeis. Por exemplo, débitos podem ser iguais a créditos, mas você pode apenas ter inserido algo incorretamente. Esteja vigilante e alerta ao detectar fontes potenciais de imprecisão.