Como criar um documento de termo de abertura do projeto?

O documento de termo de abertura do projeto é uma ferramenta útil para orientar grupos que estão focados em alcançar uma determinada meta ou criar e lançar um determinado projeto. Antes de embarcar em um projeto, veja como você pode criar seu próprio documento de estatuto.

1. Finalidade e objetivos. Comece identificando o propósito e os objetivos do projeto. Isso deve incluir os benefícios que o projeto trará para a empresa e os consumidores. Lembre-se de que existe uma relação íntima entre a empresa e os consumidores - os consumidores devem poder se beneficiar dos produtos e serviços que a empresa oferece, enquanto a empresa deve se beneficiar da receita da venda dos bens e serviços. As vantagens que ambas as partes devem obter devem ser descritas no propósito e nos objetivos do documento de regimento.
2. Aspecto organizacional. Em seguida, verifique as pessoas que você precisa envolver no projeto. Se você estiver trabalhando com um projeto de grande escala, pode ser necessário envolver vários departamentos da empresa. O departamento financeiro, por exemplo, pode ajudar a criar o orçamento de forma que os principais trabalhadores do projeto não precisem mais acertar os detalhes do orçamento do programa. Se o objetivo do projeto é criar um novo produto, o departamento de marketing pode criar os anúncios e press releases do novo projeto, para que os pesquisadores não precisem se preocupar com a publicidade.
3. Metas. Identifique as metas tangíveis que você está tentando alcançar no projeto. Isso inclui o lucro que você espera obter com o projeto, as novas tecnologias que espera obter com a pesquisa e o cronograma que espera ser seguido durante o curso do projeto. Os objetivos serão a lista de verificação que você pode usar para avaliar se está melhorando ou não.

   

4. Riscos. Igualmente importante é identificar os riscos que você enfrentará ao realizar o projeto. Identificar o risco o mais cedo possível permitirá que a equipe crie mecanismos de segurança para prevenir possíveis riscos. Tanto quanto possível, a equipe também deve criar planos de backup no caso de o projeto principal falhar, ou medidas de contingência no caso de alguns componentes do projeto não corresponderem às expectativas.
5. Recursos. Identifique os recursos de que você precisa para realizar o projeto. Isso inclui o financiamento de que o projeto precisará, o tipo de trabalhadores e profissionais que trabalharão no projeto, as ferramentas e tecnologias que serão necessárias e quaisquer outros requisitos que devem ser atendidos para que o projeto seja concluído.
6. Esforço da equipe. Finalmente, certifique-se de envolver a equipe que realmente executará o projeto enquanto você cria o documento de termo de abertura. Isso garantirá que cada parte da equipe saiba o que vai acontecer. Além disso, mais membros permitirão que você reúna ideias que podem ajudar a eliminar quaisquer falhas e inconsistências no documento de constituição.

Com um documento de termo de abertura do projeto, a aprovação de programas não será tão arriscada ou aleatória, já que você recebe uma preparação que o ajudará a concluir o programa.