Como escrever e-mails comerciais: formato adequado de e-mail comercial?

O advento da Internet tornou as comunicações empresariais mais fáceis, rápidas e eficientes. Mas a oportunidade de uso indevido e abuso de e-mail é abundante. Uma comunicação eletrônica comercial precisa conter os componentes padrão de uma carta comercial impressa: uma saudação, corpo e fechamento.

Considere as seguintes regras de etiqueta de e-mail antes de escrever um e-mail profissional.

1. Seja profissional. Só porque você está escrevendo uma mensagem eletrônica em vez de uma carta datilografada, não significa que sua comunicação não deva ser tão profissional. Resista ao impulso de ser excessivamente casual. Se você não conhece o seu correspondente, chame-o de Sr. ou Sra. (Ou Dr.). Use a mesma linguagem que usaria em uma carta comercial padrão. Use um formato de e-mail comercial adequado. Podem ser semelhantes aos usados em cartas comerciais. Evite gírias ou frases construídas casualmente.
2. Ser conciso. Lembre-se de que seu leitor provavelmente tem dezenas de outras mensagens para ler e outras tarefas competindo por sua atenção. Não continue indefinidamente. A maioria dos pontos pode ser abordada em três a cinco parágrafos. Se o seu leitor geme com a extensão da sua mensagem ao abri-la, é mais provável que ele a exclua não lida.
3. Sempre use a linha de assunto. A proliferação de spam e vírus de computador enviados por e-mail tornou as empresas cautelosas ao abrir e-mails de pessoas que não conhecem. Diga ao seu leitor por que você está escrevendo na linha de assunto do e-mail. Assim, é menos provável que ele confunda sua mensagem com spam. Isso faz parte da etiqueta profissional de e-mail. Uma linha de assunto adequada precisa ser apenas algumas palavras; muitas palavras ficarão truncadas quando a linha aparecer na caixa de e-mail do destinatário. Exemplos de bons assuntos incluem:
   • Assunto: Pedido de Entrevista
   • Assunto: Consulta: "Nome do artigo em potencial"
   • Assunto: Resposta ao anúncio no "Writers World"
4. Não envie anexos, a menos que sejam solicitados. Os anexos podem ser portadores de vírus que desabilitam o computador. Algumas empresas até impedem que os funcionários abram anexos nos computadores da empresa. Além disso, o upload de anexos - especialmente arquivos de imagem - de um computador mais antigo ou usando uma conexão dial-up pode demorar muito. Se desejar enviar um documento de texto (como um criado usando o Microsoft Word), cole-o na parte inferior do seu e-mail em vez de anexá-lo.
5. Revise sua mensagem. Nem é preciso dizer, mas é muito fácil apertar o botão "enviar" antes de estar realmente pronto para enviar sua mensagem. Novamente, trate sua correspondência da mesma forma que trataria uma carta digitada. Certifique-se de que está livre de erros ortográficos, de digitação e gramaticais antes de lançá-lo no ciberespaço. Lembre-se: em muitos casos, seu e-mail é a primeira impressão que um parceiro de negócios tem de você. Faça com que seja positivo.

Agora você sabe escrever um e-mail profissional. Enviar um e-mail em vez de uma carta escrita tem a vantagem de rapidez, facilidade e flexibilidade. Certifique-se de usar essa tecnologia da melhor maneira possível, sendo profissional, conciso e atencioso; se você precisar saber mais sobre como o uso adequado de e-mails pode ajudar sua empresa, considere se inscrever em algumas aulas de negócios online.