Se você é novo na Internet, pode estar pronto para se entregar a alguns dos prazeres mais simples disponíveis. Um desses prazeres simples e mais facilmente disponíveis é o e-mail.
Ouvir a campainha de "Você recebeu uma correspondência" ou ver o número ao lado da sua caixa de entrada e saber que você recebeu correspondência de amigos, familiares ou colegas de trabalho pode ser bastante empolgante no início. No entanto, se você está curioso sobre questões de etiqueta, pode se sentir perdido.
Este artigo explicará como ter uma boa etiqueta de e-mail em algumas etapas fáceis.
- Considere a pessoa para quem você está enviando um e-mail antes de começar a digitar. É extremamente fácil cair na armadilha da linguagem da Internet. Coisas como LOL, LMAO, BTW, IMO, BRB e outras siglas se tornarão partes comuns do seu jargão de bate-papo. No entanto, esses termos não serão apreciados em todos os e-mails que você enviar.
Ter uma ideia de para quem você está enviando e-mail e o que pretende dizer o lembrará de manter aquele tom profissional quando for necessário. Também permitirá que você transmita um tom amigável e pessoal ao escrever, quer esteja enviando um e-mail a um parceiro comercial e se dirigindo a ele pelo nome ou a um membro da família a quem você está ligando pelo apelido dado anos antes.
- Mantenha seu e-mail simples e direto. Se você estiver enviando um e-mail para alguém, trate-o como se estivesse falando com essa pessoa ao telefone. Diga o que você precisa dizer a eles, verifique se há erros gramaticais e ortográficos e envie o e-mail.
Se você está respondendo a um e-mail, diga o que precisa, responda a todas as perguntas e tente ficar o mais próximo possível do assunto. Um e-mail conciso será facilmente legível. Se uma resposta for necessária, o destinatário não deverá ter problemas para responder a quaisquer perguntas ou comentários que você fez.
Lembre-se de que esses e-mails ainda representam você da mesma forma que uma carta ou telefonema tradicionalmente o representaria. Só porque uma pessoa não pode ver você, não significa que ela não possa formar uma opinião sobre sua inteligência e bom senso com base em seu e-mail.
- Sempre verifique a ortografia e a pontuação antes de enviar. Nada é mais difícil de ler do que uma mensagem que não foi digitada com clareza ou verificada minuciosamente em busca de erros gramaticais e ortográficos.
Como você se sentiria se recebesse um e-mail com muitas palavras incorretas e nenhum ponto final em todo o e-mail? Você provavelmente não gostaria. Se for esse o caso, lembre-se de que, ao enviar uma carta como essa, você está fazendo com que pareça desleixado e sem educação. Além disso, a maioria dos programas de e-mail hoje vem com verificação ortográfica. Você deve ser capaz de verificar a ortografia sem problemas.
Se precisar de ajuda com sua gramática, você pode colar facilmente seu texto no Microsoft Word ou em outro processador de texto para verificar sua gramática antes de enviar seu e-mail.
- Se você estiver respondendo a um e-mail, responda em um período de tempo razoável. Esta é uma cortesia comum mais do que qualquer coisa. Se você enviou um e-mail para alguém e perguntou algo, você esperaria receber um e-mail de volta em um período de tempo razoável.
Você deve se lembrar que, ao receber um e-mail, ele precisa ser respondido da maneira mais rápida e eficiente possível. A maioria dos e-mails leva apenas alguns minutos para responder, então não há realmente nenhuma razão para deixar um e-mail ficar na sua caixa de entrada por dias antes de chegar nele.
Uma boa prática é verificar e responder qualquer e-mail que esteja esperando por você assim que você entrar na Internet e assim que sair dela. Se quiser verificá-lo várias vezes enquanto estiver online, tudo bem, mas sempre pratique pelo menos verificá-lo ao se conectar e ao desconectar-se.
- Não encaminhe piadas e correntes. Por mais tentador que isso possa parecer para você, será muito irritante para os outros. Não importa o que uma corrente diga, você pode assumir que não é verdade.
Ninguém vai ganhar uma viagem grátis para a Disney World, um computador grátis ou ter uma vida salva porque você enviou o e-mail. Essas cartas-corrente não apenas mentem, mas também são irritantes para as pessoas ao redor do mundo. Não aumente o aborrecimento, continuando a cadeia.
Se você sentir necessidade de enviar piadas, pergunte às pessoas antes de enviar este tipo de material. Algumas pessoas aceitarão piadas nas caixas de entrada e outras não. É sempre educado descobrir a preferência de uma pessoa antes de tomar a decisão por ela.
- Sempre leia sua carta antes de enviá-la. Isso deve levar apenas alguns minutos e pode poupar muito aborrecimento no final. Ler sua carta uma última vez antes de enviá-la permitirá que você verifique se há erros de ortografia manualmente. Você também terá a chance de avaliar o tom de seu e-mail.
Infelizmente, como você não consegue ver para quem está digitando, não pode contar com a linguagem corporal ao falar. Muitas pessoas lêem coisas e podem ter uma ideia errada. Ao ler seu e-mail, você terá a chance de obter uma opinião imparcial sobre o que a pessoa que está lendo pensará que você quis dizer, mesmo que você não tenha falado sério.
Se você vir qualquer coisa que possa causar problemas potenciais, você pode consertá-los antes de enviá-los ou removê-los se achar que eles não são importantes.
