Como praticar a etiqueta de e-mail?

Amélia Garcia Neto

1 abr 2021 • 4 min de leitura

Sem primeiro excluir todas as mensagens anteriores — Nunca use uma mensagem e endereço anteriores para abrir uma nova discussão, sem primeiro excluir todas as mensagens anteriores, especialmente a linha de assunto antiga, e inserir um novo assunto.

Comece para terminar.
- Sempre comece cada mensagem com uma saudação cordial, como querido ou olá, ou pelo menos o nome da pessoa .
- Nunca divague sem parar. Seja o mais conciso, específico e breve possível.
- Lembre-se de assinar suas mensagens com seu nome e sobrenome e de configurar uma "assinatura" automática em seu sistema que conterá todas as informações de contato importantes (incluindo seu nome completo, endereço, números de telefone e fax, e uma repetição de seu endereço de e-mail)
Revise as mensagens.
- Sempre releia as mensagens antes de enviar. Leia para revelar a gramática imprópria, o uso incorreto de palavras e leia para verificar o som e o tom de suas palavras.
- Nunca transmita mensagens no momento em que as escreve. Guarde as mensagens em uma "caixa de saída" para revisão final e verificação ortográfica antes de pressionar o botão "enviar" final.
- Lembre-se de configurar seu sistema para ativar automaticamente a verificação ortográfica como sua ação final antes de transmitir todas as mensagens.
Linha de assunto.
- Sempre diga algo na linha de assunto. Os filtros de spam geralmente usam isso como um indicador para excluir uma mensagem antes de entrar no sistema.
- Nunca o deixe em branco.
- Lembre-se de que as linhas de assunto devem ser palavras que chamam a atenção rapidamente e que enquadram o que você deseja transmitir na área da mensagem.
Respondendo e respondendo.
- Sempre faça referência ao tópico de discussão em sua mensagem. Não há nada mais irritante do que receber uma resposta enigmática, sem saudação de abertura, sem nome no final e sem mensagem anterior anexada. Tudo o que mostra é um ok... concordo... vá em frente!... E assim por diante. Reserve um tempo para adicionar uma ou duas palavras que ajudem o leitor a se concentrar no tópico específico da discussão.
- Nunca use uma mensagem e endereço anteriores para abrir uma nova discussão, sem primeiro excluir todas as mensagens anteriores, especialmente a linha de assunto antiga, e inserir um novo assunto.
- Lembre-se de fazer todos os esforços para responder a todas as mensagens dentro de 24 a 48 horas, não diferente de chamadas telefônicas.
Leia para revelar a gramática imprópria, o uso incorreto de palavras e leia para verificar o som e o tom de suas palavras.
Encaminhando mensagens.
- Sempre use as funções copiar e colar ao encaminhar mensagens para um novo lote de pessoas que nem todas se conhecem.
- Nunca deixe endereços e informações anteriores anexados à sua nova mensagem. Exclua-os antes de encaminhar.
- Lembre-se de que não é apropriado encaminhar endereços e informações a pessoas que não desejam que seus endereços sejam compartilhados sem seu conhecimento e permissão.
Mensagens em lote.
- Sempre seja sensível ao modo como você escolhe enviar suas mensagens em lote. Usar o recurso "para" não deve ser seu primeiro e único método. Seu primeiro pensamento deve ser usar o recurso "cco", a menos que você tenha certeza de que todos em sua lista de e-mails se conhecem e devem ver todos os nomes para os quais foi enviada.
- Nunca mostre o endereço de e-mail de todos, a menos que todos na lista se conheçam, sem exceção.
- Ao responder a mensagens em lote, lembre-se de responder apenas às pessoas que realmente precisam ver sua resposta.
Formatos e fontes.
- Esteja sempre atento a quaisquer fontes e formatos especiais usados em qualquer mensagem. Isso geralmente faz com que o destinatário visualize linhas de códigos indesejados e outros boatos.
- Nunca use todas as letras maiúsculas, pois parece que você está gritando, nem use todas as letras minúsculas. Isso mostra sua falta de cuidado e interesse em digitar corretamente.
- Lembre-se de conhecer seus e-amigos. Por mais que a tecnologia tenha avançado, Macs e PCs ainda não se comunicam 100% do tempo.
Tom do email.
- Sempre use linguagem e gramática adequadas e de cortesia, em frases inteiras e completas. Evite o uso de abreviações, gírias e jargões.
- Nunca use e-mail para transmitir informações pessoais, melhor deixá-las para serem compartilhadas pessoalmente ou por telefone.
- Lembre-se de que o e-mail é uma maneira excelente, rápida e fácil de se comunicar. No entanto, nunca devemos esquecer de ter o mesmo cuidado e cortesia em nossos escritos que teríamos ao falar com alguém pessoalmente.