Como configurar reuniões de lançamento de projeto?

Se você foi nomeado recentemente como Gerente de Projeto, pode ser muito estressante se você for orientado a trabalhar em um novo projeto do zero. Não se preocupe. Tudo sairá bem se você se preparar para isso e se organizar uma boa reunião de lançamento de projeto. Isso define o tom para o sucesso geral do projeto. A preparação desta reunião interna e externa irá ajudá-lo a atingir seu objetivo de informar sua equipe e organizar os aspectos gerais do projeto. Também lhe dará a oportunidade de definir metas e expectativas, bem como para estabelecer as regras básicas para o seu projeto. É importante que você implemente com êxito uma reunião de lançamento do projeto, pois isso aumentará ou quebrará o entusiasmo da sua equipe ao trabalhar no projeto. Abaixo estão algumas dicas sobre como preparar uma reunião de lançamento de projeto bem - sucedida.

• Configure sua agenda. Antes de mais nada, você deve criar metas e objetivos para o seu projeto. Você também deve descobrir todos os elementos que precisam ser discutidos durante a reunião inicial. Isso geralmente inclui o cronograma do projeto, seu orçamento, os riscos que você pode encontrar e as soluções para eles, as principais pessoas a serem contatadas e as regras básicas do projeto. Você precisa listá-los para ter certeza de não perder nada.
• Agende a reunião. Para mostrar à sua equipe que você respeita seu tempo, agende a reunião com sua equipe alguns dias antes da data prevista. Certifique-se de que você tenha o local para isso e que sua equipe caberá confortavelmente dentro do local da reunião. Convidá-los com alguns dias de antecedência também lhes dará a chance de se prepararem para a reunião.

  

• Instrua a equipe com clareza. Assim que a reunião estiver em andamento, você deve dar à sua equipe uma ideia do que você espera realizar com a reunião. Declare sua agenda e liste-os em um quadro branco ou por meio de uma apresentação, para que eles possam consultar sobre o andamento da reunião. Peça a sua equipe sugestões ou idéias sobre a agenda que você apresentou. Uma vez feito isso, você deve ser capaz de informá-los concisamente sobre o projeto. Certifique-se de que eles entendam o propósito do projeto para que você tenha certeza de que está na mesma página.
• Distribua os documentos necessários. É melhor fornecer à sua equipe os documentos aos quais eles possam consultar durante a reunião. Dê a eles uma cópia da agenda, bem como o resumo do projeto. Você pode preparar canetas extras e folhas de papel para eles escreverem durante a reunião.

O segredo de uma boa reunião é fazer sua equipe sentir que a opinião deles é importante. É melhor informá-los de que suas sugestões são extremamente úteis. Comece uma boa discussão para que mais ideias surjam, surgindo com um plano de colaboração. Embora uma discussão rica seja importante, você também deve ser capaz de reconhecer quando está saindo do caminho. Certifique-se de direcionar os tópicos para as tarefas em questão para não perder a noção do tempo.