Todo bom negócio realiza uma auditoria interna para determinar se os livros contábeis correspondem ao estado financeiro real da empresa.
Todo bom negócio realiza uma auditoria interna para determinar se os livros contábeis correspondem ao estado financeiro real da empresa. Embora possa ser assustador e totalmente perturbador, essa comparação é essencial se a empresa deseja manter uma visão realista de si mesma para sobreviver no mundo dos negócios.
Uma auditoria interna bem executada irá antecipar quaisquer perguntas que uma auditoria tributária possa fazer, caso chegue a hora.
Aqui estão as etapas para conduzir sua auditoria interna:
Reúna seus livros de contabilidade e outras documentações. Uma auditoria interna deve envolver os últimos cinco anos de sua empresa ou desde a última auditoria interna, o que for mais aplicável. Todos os livros devem estar disponíveis para revisão e referência. Uma versão digital é vantajosa para facilitar a consulta, embora deva refletir com precisão os livros físicos. Obtenha o histórico de transações abrangente mais recente do banco da empresa e de outras instituições financeiras. Tenha seus dados de contato em mãos para comparar registros com todos os seus clientes, stakeholders e outras instituições.
Estude a auditoria anterior. Isso permitirá que você compreenda a extensão da auditoria da empresa e lhe dará idéias sobre o procedimento a seguir. Você pode seguir o formato existente conforme estabelecido por auditorias anteriores, modificá-lo para acomodar novas informações e realidades ou substituí-lo totalmente caso a auditoria seja considerada inadequada ou defeituosa. Esteja pronto para entrar em contato com o auditor anterior caso tenha dúvidas ou precise de esclarecimentos. Finalmente, você pode querer atualizar suas ferramentas e práticas de auditoria para que melhores técnicas possam ser integradas à sua auditoria.
Planeje sua estratégia de auditoria. Programe a auditoria para as próximas semanas e estabeleça um prazo para cada atividade. Designe pessoal-chave para cada tarefa. Forneça contingências no caso de sua auditoria encontrar obstáculos ou descobertas inesperadas.
Faça um inventário de seus estoques. Contar fisicamente todos os seus produtos revelará desequilíbrios e discrepâncias. Isso deve incluir equipamentos e suprimentos.
Investigue as causas das discrepâncias. Grandes discrepâncias são um sinal seguro de incompetência ou má conduta dentro de sua empresa. Anomalias menores podem ser simplesmente erros corrigíveis, mas também podem apontar para um erro sistêmico maior. Esteja preparado para lidar com fraudes graves, apropriação indébita ou outras atividades criminosas, obtendo evidências e cooperando com as autoridades policiais ou com o Ministério Público.
Avalie e responda às suas descobertas. Anote as descobertas e processos positivos para auditorias futuras. Fornece recomendações para corrigir discrepâncias presentes e prevenir a recorrência. Identifique e armazene claramente os documentos, forneça cópias impressas e eletrônicas e informe à equipe de contabilidade a localização desses arquivos de auditoria. Agende a próxima auditoria e deixe notas, instruções e lembretes.
Considere a contratação de um profissional externo. Um profissional imparcial vê estritamente seus livros de forma objetiva e não hesitará em denunciar práticas ou anomalias defeituosas ou impróprias. O auditor deve ter total acesso e cooperação em todos os níveis se quiser realizar sua tarefa com competência. Se sua empresa já está sendo vista com suspeita, contrate um profissional conceituado para tirar todas as dúvidas.
Tome decisões informadas
Uma auditoria interna bem executada irá antecipar quaisquer perguntas que uma auditoria tributária possa fazer, caso chegue a hora. Ele também revelará informações atualizadas que permitirão que você tome decisões informadas sobre o futuro da empresa.
