Para conciliar a folha de pagamento, é preciso saber quantos estão na folha e a expectativa de recebimento e em que valores.
Conciliar a folha de pagamento é uma tarefa que exige um olhar aguçado para os detalhes e um emprego em tempo integral. Para a maioria, ir para o trabalho e esperar pelo salário é a cada duas semanas é o tempo total de seu conhecimento da folha de pagamento. Para alguns, e isso significa para aqueles que têm a tarefa de conciliar a folha de pagamento, eles precisam se certificar de que todos recebam o valor certo, dentro do prazo e que os livros estejam equilibrados.
Deduzir taxas atrasadas
Para conciliar a folha de pagamento, é preciso saber quantos estão na folha e a expectativa de recebimento e em que valores. Isso significa que você deve estar atento se há algum funcionário recém-contratado, se algum foi rescindido, quantos funcionários devem receber reajuste e aumento salarial, quantos saíram de férias ou licença médica e se são pagos ou não, quantos irão para a taxa de horas extras reembolsada e quantos irão deduzir as taxas de atraso. Todas essas coisas são detalhes que você deve saber para ter certeza de que a folha de pagamento está equilibrada e que as pessoas recebem o que lhes é devido.
Conciliar a folha de pagamento é uma tarefa que exige um olhar aguçado para os detalhes e um emprego em tempo integral.
O problema com a folha de pagamento é que você está lidando com a tábua de salvação das pessoas. Imagine se houvesse um erro com sua conta da folha de pagamento - se você recebesse mais ou menos do que deveria. Isso criaria problemas e inconvenientes para você. Se você é quem está lidando com a folha de pagamento e houve um acidente, então você estará lidando com os funcionários e os bancos, fazendo declarações e atualizando o livro-razão para suavizar as coisas enquanto a próxima folha de pagamento já está esperando por você. Portanto, é melhor fazer tudo certo, mesmo que leve um pouco mais de tempo, se isso significar que você evitará todo o aborrecimento e confusão.
O fluxo do processo de processamento de pagamentos e folha de pagamento é:
Os funcionários preenchem suas planilhas de horas e resumos mensais de ausência.
Os supervisores aprovam planilhas de horas e resumos de ausências mensais.
Dados inseridos no software.
Outra pessoa revisará os dados.
Relatórios de distribuição de despesas disponibilizados para revisão gerencial.
Diante disso, para conciliar a folha de pagamento deve-se primeiro coletar o tempo. Isso significa garantir que todas as horas trabalhadas e faltas sejam relatadas. O salário a ser processado terá como base as horas trabalhadas.
Reúna as planilhas de horas ou os registros de log e codifique-os no software de folha de pagamento. Certifique-se de que as planilhas de horas e licenças de ausência sejam todas aprovadas pelo gerente em questão. Certifique-se de que tudo está correto para detectar fraude de relógio de ponto.
Obtenha a aprovação final do gerente antes de liberar cheques e enviar transferências eletrônicas de fundos (EFT).
Autorize EFT e libere verificações.
Certifique-se de que os cheques sejam depositados nas contas dos funcionários. Você também pode rastrear as verificações para ver se todas elas são liberadas a tempo.
Por último, certifique-se de manter os registros da folha de pagamento em arquivo, caso surja uma disputa. Tenha tudo em arquivo para que, quando um funcionário perguntar sobre salários e descontos, você tenha documentos para mostrar a ele.
