É sua função garantir que isso aconteça, colocando os tópicos de discussão na melhor ordem possível.
Ter uma agenda pode economizar tempo e estresse. Ele permite que você planeje os detalhes de uma reunião com antecedência para que tudo que seja importante seja incluído nas discussões. E todos os envolvidos vão agradecer pela organização que uma pauta traz para uma reunião, ajudando-a a acontecer de forma tranquila e rápida. Aproveite os benefícios de uma agenda seguindo este guia sobre como redigir uma agenda.
Passo 1
Prepare com antecedência. A ideia de ter uma agenda é para que você esteja preparado para a reunião com antecedência. Portanto, reserve um tempo para anotar os itens a serem incluídos na reunião. Também é uma boa ideia enviar um e-mail a todos os incluídos na reunião para reunir todos os tópicos que gostariam de discutir. Faça isso pelo menos 2 dias antes da reunião.
Passo 2
A ideia de ter uma agenda é para que você esteja preparado para a reunião com antecedência.
Coloque os tópicos na melhor ordem. Uma agenda deve ajudar uma reunião a fluir sem problemas. É sua função garantir que isso aconteça, colocando os tópicos de discussão na melhor ordem possível. Se alguns itens podem ser combinados, faça isso. Em seguida, organize as coisas que deseja discutir em ordem de importância e tempo. Você pode decidir tirar tópicos rápidos do caminho, colocando-os no início da agenda. Em seguida, inclua os itens principais que são importantes para discutir e provavelmente levarão mais tempo. Ou vice-versa. É sua preferência colocar os maiores tópicos de discussão primeiro (para que você tenha certeza de que eles serão tratados) ou próximo ao final da agenda (para que você possa ter certeza de que nada será excluído da reunião). Você descobrirá rapidamente qual método funciona melhor para sua empresa.
Etapa 3
Digite a agenda. Produza uma agenda profissional digitando-a rapidamente em seu processador de texto. Inclua os nomes de todos os participantes, a data e, a seguir, numere cada item a ser discutido na reunião. Você também pode alocar uma quantidade projetada de tempo para cada tópico de discussão, de modo que possa formular uma estimativa de quanto tempo a reunião levará (ou deverá) durar. Verifique se há erros na pauta e encaminhe a todos os que estarão presentes. (Você pode ter que fazer algumas alterações na pauta que escreveu assim que receber feedback sobre ela de seus colegas. Certifique-se de que cada pessoa tenha a versão eletrônica mais atualizada da pauta escrita antes do início da reunião.)
Passo 4
Copie a agenda. Alguns minutos antes do início da reunião, faça uma fotocópia da agenda de todos os participantes. (Você não quer fazer isso antes do horário da reunião, porque sem dúvida haverá alterações. Salve uma árvore!) Distribua a pauta para seus colegas assim que eles entrarem na reunião. E forneça uma agenda para qualquer pessoa que registre as atas da reunião para você. Isso a ajudará a organizar seu trabalho.
