Como se preparar para uma reunião?

Você já participou de uma reunião que em vez de resolver algo não resolveu nada? Pior ainda, algumas dessas reuniões acrescentam mais questões a serem resolvidas. O problema dessas reuniões é a preparação. Talvez alguém tenha convocado uma reunião sem nem mesmo precisar fazer uma reunião. Ou talvez alguém tenha marcado uma reunião para terminar dentro de um determinado horário, mas terminou muito além do horário definido.

Nunca cometa os mesmos erros seguindo estas dicas simples de preparação para reuniões:

Plano

Certifique-se de que vale a pena fazer uma reunião. Por que você está planejando ligar para uma reunião, afinal? É algo sobre o qual todos devem ser informados? Se sim, então talvez um boletim informativo seja melhor do que uma reunião. Mas se você precisa falar com as pessoas e obter a opinião delas, certamente precisa ser em uma reunião.

Prepare o aviso. Informe a todos sobre a reunião. Pode ser por meio de postagem, e-mail, SMS ou carta. Certifique-se de incluir o local, data, hora e agenda da reunião. Dessa forma, todos que precisarem comparecer ao encontro estarão preparados. As pessoas podem ter alguns problemas em relação à sua agenda ou podem ter algumas sugestões ou ideias.

Prepare seus materiais. Analise a agenda da reunião. Se alguma agenda precisa de materiais, prepare-os melhor. Talvez você queira apresentar um novo gadget ou uma nova máquina. Talvez você proponha um novo plano de negócios, mas certifique-se de ter uma ilustração desse plano.

Reuniões anteriores

Organize a agenda da reunião. Tenha a agenda da reunião em uma ordem lógica. Você pode querer ordená-los com base na importância ou urgência. Você também pode querer ordená-los dependendo de sua relevância para suas reuniões anteriores.

Atribuir tarefas. Quais são as coisas que precisam ser feitas durante a reunião? Alguém tem que reservar minutos, cuidar da apresentação, arrumar o local, cozinhar e servir a comida e preparar a multimídia. Certifique-se de atribuir essas tarefas e mantenha atualizando essas pessoas para verificar se eles estão prontos ou se há algo que precisa de assistência.

Pratique. Se você vai assumir o controle da reunião, então você deve praticar como lidar com isso, especialmente se nunca tiver feito uma reunião antes. Como alguém que cuidará da reunião, você tem muitas responsabilidades e deveres. Mas o mais importante é manter a reunião funcionando bem. Você deve saber como fazer as pessoas ouvirem enquanto alguém está falando. Você também deve saber como manter a ordem da reunião.

Horas atualizadas

Lembre-se. Você não quer que as pessoas não compareçam à sua reunião só porque se esqueceram dela. Um dia antes da reunião, certifique-se de informar a todos sobre a reunião. Os responsáveis por algumas tarefas devem ser atualizados horas antes da reunião ou durante a preparação.

A preparação é a chave para ter uma reunião bem - sucedida. Não se esqueça de começar no horário e terminar no horário também. As pessoas na reunião têm outras coisas a fazer. Cada minuto conta e você deve levar isso em consideração. Você vai ganhar respeito mantendo suas palavras.