Após cada reunião, seja disciplinado o suficiente para pedir à equipe e aos participantes suas sugestões para melhorar a reunião.
Esteja você conectado com clubes, organizações sem fins lucrativos, corporações privadas, você é um dos membros do conselho ou está em seu próprio local de trabalho, você participa regularmente de reuniões ou treinamentos. Normalmente, as reuniões seguem certos protocolos para serem bem organizadas e bem-sucedidas. Um desses protocolos é o início de uma reunião. Aprenda as maneiras básicas e eficazes de iniciar uma reunião.
As reuniões precisam de muito trabalho. Você não apenas faz as reuniões acontecerem. Em vez disso, você os projetou cuidadosamente. Criar ótimas reuniões é como criar ótimos produtos. Você não os constrói imediatamente. É preciso pensar, planejar e projetar para identificar a mão de obra e os processos necessários para tornar a reunião bem-sucedida. Mas antes de mais nada, você precisa construir um relacionamento entre seu pessoal para motivá-los a aprender e observar que toda reunião é trabalho e negócios.
As conversas variam em cada reunião. Faça diferenças linguísticas úteis para as pessoas. As reuniões organizacionais são convocadas por vários motivos. É por isso que cada tipo de reunião que você realiza requer diferentes estilos de conversação. Estabeleça primeiro um estilo de conversa limpo e claro que deseja usar para a reunião para alcançar um resultado compreensível para todos os participantes da reunião. Com isso, você não terá problemas familiares definidos. Ninguém se sentirá intimidado para articular a si mesmo porque está confiante o suficiente para que ninguém os feche ou feche suas idéias. A reunião ocorrerá do início ao fim porque ninguém voltará aos tópicos que foram descartados anteriormente. Deixe bem claro para todos os participantes o estilo de conversa que eles terão e imponha com firmeza uma certa quantidade de regras sobre eles.
Sempre siga as regras. Cada reunião deve corresponder às várias expectativas acordadas e esperadas pelos participantes para que tenham uma boa experiência de reunião. É por isso que ter um conjunto de regras para a reunião com antecedência é crucial para começar uma reunião de forma eficiente. E essas regras devem ser seguidas e postas em prática. Porque senão, os participantes se sentirão mal, chateados ou retraídos.
É por isso que ter um conjunto de regras para a reunião com antecedência é crucial para começar uma reunião de forma eficiente.
Deixe os participantes física e mentalmente confortáveis. Lembre-se de que o homem é conhecido por ser um ser social. Abra sua reunião com uma pequena conversa de 5 a 10 minutos para encorajar os participantes a se socializarem. Você pode caminhar pelo local e perguntar a todos as coisas que fizeram na noite passada ou no fim de semana inteiro. Além disso, você pode perguntar a eles se alguém tem algo a dizer ou expressar para ser "parte" da reunião. Isso permitirá que eles limpem suas mentes de qualquer discussão, luta ou frustração com seus entes queridos ou colegas de trabalho antes de você iniciar a reunião. Se todos estiverem confortáveis em seus assentos, você pode começar a apresentar sua agenda. Em breve, você perceberá que todos os participantes estão ativos e curtindo a conversa como se não houvesse uma reunião.
Não se contente apenas com boas reuniões. Faça-os melhores. Melhore continuamente o nível de cada uma de suas reuniões. Após cada reunião, seja disciplinado o suficiente para pedir à equipe e aos participantes suas sugestões para melhorar a reunião. Pergunte a eles o que funcionou bem na reunião, os motivos pelos quais eles nunca querem repetir a reunião e os maus hábitos que parecem começar a cair.
