Como organizar eventos em uma organização estudantil?

Normalmente aguardamos eventos organizados por clubes ou organizações estudantis. Esses projetos costumam ser as atribuições mais esperadas dos líderes e dos membros do corpo discente. Não importa se a referida missão é um projeto grande ou pequeno, desde que os alunos possam participar.

A seguir, você verá o guia passo a passo sobre como organizar os assuntos dos alunos.

1. Agende uma reunião com o comitê executivo da organização. Estes são os diretores ou executivos das organizações. Normalmente, há um lead para associação, para finanças, para assuntos externos, para acadêmicos e outros, dependendo dos objetivos de sua organização.
2. Durante as reuniões, saiba o propósito do seu evento planejado. Você está planejando arrecadar fundos, promover a conscientização, divulgar o seu clube, entre outros?
3. Decida os detalhes críticos. Isso inclui o tipo de evento, a data e o local. Exemplos desses eventos são concertos, fest esportivos ou mesmo uma simples assembleia geral. Para a data, é importante considerar se há exames e feriados em breve. O local deve ser acessível a todos os alunos, é claro. Caso contrário, transporte deve ser fornecido.
4. Delegue atribuições detalhadas e específicas. São os responsáveis pela logística, alimentação, registro, propaganda, mão de obra, programa, convites, anfitrião, fichas e muitos outros.
5. Faça um gráfico que indique as seguintes informações:

• O quê - nome da tarefa (exemplo: Decorar o local)
• Quem - pessoa responsável ou responsável pela implementação, acrescente também os membros da equipe incluídos (exemplo: Diretor de Arte e membros do comitê)
• Onde - localização (exemplo: University Hall)
• Quando - hora e data (exemplo: 11 de dezembro de 2009, 8h)
• Como - a maneira de fazer inclui procedimentos (exemplo: os meninos são responsáveis pela montagem do palco enquanto as meninas decoram a entrada. Tudo deve estar em ordem às 11h)
• Materiais necessários - adereços, etc (exemplo: papel crepom, lona, etc)

1. Apresente a linha do tempo e vote se as metas são alcançáveis. Certifique- se de colocar uma mesada para que, se algo der errado, a coisa toda não seja afetada.
2. Antes de encerrar a reunião, exija um prazo para a apresentação final. Informe o comitê sobre as datas das atualizações de status para que eles possam mantê-lo informado.
3. Os diretores se reunirão com os membros do comitê. Eles também devem trabalhar usando o gráfico fornecido no item 5.
4. Por ser o líder da equipe, você deve estar disponível sempre que houver dúvidas.
5. Durante a reunião de atualização de status, os diretores devem apresentar todas as opções e desafios que podem acontecer. Não deixe a reunião terminar sem cumprir os objetivos e finalizar cada detalhe.
6. Antes da reunião final, prepare sua lista de verificação de preocupações e questões que devem ser abordadas. Forneça um plano de contingência caso haja problemas inesperados.
7. Reunião final: Seja positivo e enérgico para que toda a equipe se anime.
8. No dia anterior ao evento: Reúna-se com sua equipe para uma rápida revisão das tarefas.
9. Durante o evento em si, divirta-se! Se houver pequenos erros, relaxe e apenas anote as lições posteriores.
10. Após o evento, agradeça a todos por darem o seu melhor.