Como providenciar assentos para uma conferência ou sessão de treinamento?
Eduarda Alves de Paiva
• 4 min de leitura
Existem categorias para arranjos de assentos, pequenos grupos com 40 ou menos participantes e grandes grupos quando o número de participantes ultrapassa os quarenta.
A organização dos assentos para conferências ou sessões de treinamento ajuda a aumentar a eficiência e eficácia das sessões. As disposições dos assentos são mais popularmente conhecidas como configurações da sala. A configuração deve ser escolhida sabiamente com base no número de participantes, o tema da conferência ou treinamento, com o intuito adicional de fornecer fácil acesso e conforto para aqueles que estarão presentes.
Você pode conferenciar com o pessoal do local e discutir quais são suas necessidades, o tipo de conferência ou treinamento que você está conduzindo, como o treinamento ou conferência será conduzido, o número esperado de pessoas presentes e o tamanho da sala de que você precisa. A disposição dos assentos tem um grande impacto em como você conduz a sessão. As apresentações visuais fazem parte da sessão? Haverá partes de perguntas e respostas, demonstrações manuais e participação do público? As respostas a essas perguntas irão guiá-lo e ao pessoal do local para fazer a escolha certa.
Arranjos de assentos
Existem categorias para arranjos de assentos, pequenos grupos com 40 ou menos participantes e grandes grupos quando o número de participantes ultrapassa os quarenta.
Para grupos pequenos, a disposição ideal dos assentos incentiva a comunicação ativa e a participação entre os participantes. Estas são as opções:
1. Retângulo oco ou arranjo quadrado
Adequado para sessões em que a classificação não é um problema
Melhor para sessões conduzidas por facilitadores
As tabelas são organizadas para formar um retângulo ou um quadrado com as extremidades se tocando.
2. Organização da sala de reuniões
A configuração usa uma mesa longa e grande
O orador principal se senta em cima da mesa e os participantes se sentam ao redor da mesa
Um arranjo formal com ênfase na hierarquia
Bom para grupos entre 6 e 15
3. Disposição perpendicular
As mesas são colocadas paralelas umas às outras e perpendiculares ao palco
Os assentos podem ser colocados em qualquer lado das mesas
O facilitador tem uma pequena mesa ou púlpito separado
Oferece fácil interação entre os participantes e o facilitador
O corredor central fornece acesso fácil quando há demonstrações e discussões informais
Arranjo moldado
4. Arranjo em forma de U
Igual ao arranjo perpendicular com uma mesa menor em uma extremidade para formar um U.
O facilitador pode ter uma mesa separada ou usar um púlpito
A configuração incentiva a colaboração e o acesso fácil para demonstração prática e participação do público
Para grupos pequenos, a disposição ideal dos assentos incentiva a comunicação ativa e a participação entre os participantes.
5. Arranjo de círculo ou semicírculo
Adequado para grupos muito pequenos
Pode ser com ou sem mesa
Para discussões mais íntimas
O facilitador pode ter outra mesa, cadeira, púlpito ou nenhum
6. Arranjo do tipo de cluster
Adequado para sessões com grupos separados
As mesas podem ser redondas ou retângulos pequenos que podem acomodar entre 4 a 8 pessoas
O facilitador usa um púlpito
Arranjos sugeridos
Para grandes grupos, aqui estão algumas sugestões de arranjos:
1. Estilo de teatro
Usado para públicos muito grandes, onde o alto-falante é o foco principal
Não incentiva anotações, uma vez que não há mesas fornecidas para este arranjo de assentos
Os participantes sentam-se lado a lado em longas filas
Facilita a visualização de apresentações visuais e demonstrações, mesmo dos lados
Melhor escolha do que tipo de teatro ou sala de aula se o espaço e o número de participantes permitirem
Selecione a disposição correta dos assentos que apoiará o apresentador e o tema da conferência ou sessão de treinamento. Garanta também o conforto dos participantes e solicite cadeiras ajustáveis e confortáveis para longas sessões.
