Como ter um escritório virtual ou baseado na Web de graça?

Quando você tem uma empresa e mantém um número mínimo de funcionários dispostos a trabalhar virtualmente do conforto de suas casas, você precisará de um escritório virtual. Para manter as despesas do seu negócio baixas, você está procurando um escritório baseado na web ou virtual que possa usar gratuitamente até o momento em que você possa manter seu próprio site ou sua empresa cresça e exija um escritório no local. Muitas empresas iniciantes estão explorando a ideia de um escritório virtual, pois isso faz um grande corte em despesas desnecessárias, enquanto mantém contato e comunicação constantes com todos os funcionários que podem estar localizados em diferentes partes do país ou do mundo.

Ferramentas de colaboração online

Essas ferramentas de colaboração online são gratuitas ou têm custo mínimo. A manutenção de um escritório virtual pode ser configurada facilmente, usando alguns dos aplicativos que estão disponíveis gratuitamente e alguns que você já pode estar usando. Dê uma olhada nas idéias abaixo sobre como ter um escritório virtual ou baseado na web gratuitamente.

1. Considere usar o Google Apps. Este é um conjunto de ferramentas de colaboração disponibilizado gratuitamente para as pessoas que mantêm um escritório virtual. Ele inclui o Google Docs, que é composto de um processador de texto, uma planilha, calendário, e até mesmo um editor de fotos. Também integrado está o GMail, que é um cliente de e-mail baseado na web, mensagem instantânea chamada Google Talk. O Google Apps também oferece muito espaço de armazenamento online para armazenamento de dados e transferência de arquivos.
2. Tudo que você precisa fazer é se inscrever para uma conta do Google. Crie um nome de usuário, que geralmente é sua conta e senha do Gmail. Vá para Google.com e clique no menu suspenso no topo da página que diz "mais" e, em seguida, clique em "ainda mais". Isso o levará para a próxima página, que mostra a seleção de produtos do Google. Comunique-se, mostre e compartilhe o título à direita, você verá o link para Documentos. Siga as instruções fáceis de entender para configurar seu próprio escritório virtual.
3. Se você gosta de usar o telefone para fazer contato com sua equipe em vez de usar e-mail e mensagens instantâneas, pode fazer chamadas de PC para PC gratuitamente usando sua conta do Yahoo Messenger ou fazer com que sua equipe baixe sua própria cópia gratuita do Skype. O Skype permite que você faça chamadas gratuitas para qualquer lugar do mundo, desde que a pessoa do outro lado também tenha o Skype instalado em seu computador e tenha conexão com a internet.
4. Se precisar de mais armazenamento de dados, você pode verificar Box.net. Eles têm uma versão gratuita, que fornece 1 GB de espaço de armazenamento online gratuito.
5. Se você tem um profissional de TI em sua equipe e alguns membros da equipe precisam de suporte técnico para problemas com seu hardware, isso também pode ser feito virtualmente com a ajuda de software livre. Você pode baixar uma versão gratuita do Team Viewer ou CrossLoop. Isso permitirá que o profissional de TI controle o computador de um membro da equipe e o conserte. Este aplicativo de compartilhamento de tela também pode permitir a colaboração em equipe, compartilhando seus monitores de desktop e trabalhar no mesmo documento ou projeto como uma equipe e transferir e compartilhar arquivos. Cada aplicativo possui um número necessário de pessoas que podem participar da colaboração ao mesmo tempo.
6. Você também pode conduzir conferências online com quantos membros da equipe forem necessários usando a função do Yahoo Messenger. Você só precisa se conectar à sua conta, criar uma sala de conferências e convidar todos os participantes e iniciar sua reunião, seja por voz ou por mensagem instantânea.

É muito fácil configurar um escritório virtual gratuito ou baseado na web. Tudo o que você precisa é procurar os aplicativos certos disponíveis gratuitamente, baixá-los e instalá-los.