Isso pode ser tão simples quanto dizer seu nome seguido de "catálogo de endereços" (exemplo, "catálogo de endereços de Noelle").
Enquanto outros acham o Excel muito fácil de fazer (já que talvez tenham sido expostos ao programa devido à natureza de seu trabalho), a maioria das pessoas tem problemas para otimizar o uso do Excel como uma ferramenta de eficiência - por exemplo, em organizar e fornecer uma referência para manter seus vários contatos em ordem por meio da função de catálogo de endereços. Veja como começar:
Traga todas as suas informações de contato. Antes de começar a abrir esse novo arquivo, traga seu telefone celular, listas de endereços antigas, cartões telefônicos e outras fontes de informação que você tem atualmente com você que sejam úteis para você e que deseja incluir em seu arquivo.
Comece abrindo o programa. O Excel abre automaticamente para um novo arquivo. Você pode criar um novo, mas é melhor apenas clicar em "salvar como" e usar um nome de arquivo fácil de reconhecer. Isso pode ser tão simples quanto dizer seu nome seguido de "catálogo de endereços" (exemplo, " catálogo de endereços de Noelle ").
Configure as colunas. Organize seus contatos em colunas e agrupamentos. Por exemplo, para a Coluna A na planilha 1, escreva no cabeçalho da coluna "NOME" e, em cada linha abaixo, escreva todos os nomes de seus contatos começando com o sobrenome primeiro. Use a Coluna B para identificar "TIPO DE CONTATO", onde você cria um rótulo para cada contato que o ajudará a filtrá-los facilmente mais tarde. Os agrupamentos mais fáceis são agrupamentos "Pessoais" ou "Empresariais".
Defina colunas de informações de contato.
Defina colunas de informações de contato. Ainda criando mais agrupamentos em colunas conforme você vai da esquerda para a direita, comece a colocar as informações solicitadas que você pode encontrar em um catálogo de endereços típico, como "endereço residencial", "endereço comercial", "número de telefone residencial", "número comercial", "celular", "número de fax", "endereço de e-mail" e assim por diante. A mídia de contato atual requer que você seja capaz de identificar o maior número possível de colunas de contato. Você pode até adicionar "estado", "país". Etc. Tudo depende de quantos contatos você tem e por quanto você gostaria de filtrar ou agrupar seus contatos no futuro.
Comece a preencher as folhas. Você pode usar as diferentes planilhas do Excel para diferentes letras, muito no mesmo espírito da agenda de endereços tradicional. Cada folha pode corresponder à primeira letra do sobrenome. Dessa forma, por mais contatos que você vá adicionando ao longo dos anos, suas informações estarão sempre organizadas.
Aprenda a usar comandos de filtro. Isso o ajudará a fazer pesquisas rápidas ou agrupar dependendo de quais são suas necessidades. Por exemplo, você pode querer dar uma festa de reunião para antigos colegas de escola no próximo mês. Uma vez que você tem filtros, então só se torna uma simples questão de clicar na coluna apropriada para que apenas a guia "colega de escola" apareça, com todos os contatos apropriados correspondentes a esse agrupamento. O sistema de filtragem é uma maneira eficiente de agrupar imediatamente as pessoas com as quais você precisa entrar em contato para obter esta lista.
As maravilhas do Excel podem ser exploradas ainda mais, inscrevendo-se em cursos de curta duração para isso. Definitivamente, o potencial deste programa como ferramenta de agrupamento será mais eficiente à medida que você o estudar e trabalhar regularmente.
